在香港做生意，根據《公司條例》第474條，每間公司必須指定至少一名公司秘書，負責監督公司遵守法律和法規的要求，簡單說公司秘書是公司在法律文件上的指定代表，而公司秘書可以是個人或提供公司秘書服務的公司（該秘書公司需以香港為註冊辦事處或營業地點），與私人秘書最大的分別是，公司秘書的服務對象是公司，私人秘書的服務對象是指定的人或群體，例如老闆、高層或某部門，所以公司秘書必須有專業知識，確保公司在合法合規的情況下營運。
公司秘書的一般職能
定期呈交週年申報表
週年申報表是披露公司重要資料的文件，主要內容會列明公司董事、股東、公司秘書等高級人員的信息、註冊辦事處地址、股本、公司紀錄地址等。本地註冊公司與註冊非香港公司都有責任於每年向公司註冊處遞交周年申報表，以證明其經營合法，如屬無限公司則不用呈交。企業一般每年都要向香港公司註冊處遞交「周年申報表」，遲交刑罰可達5萬元罰款！
更新公司記錄冊
更新、處理及保存公司之法定記錄，如股東名冊、董事名冊等記錄冊。
準備「重要控制人登記冊」
如某人符合以下5個條件中的一個或以上條件，都屬於重要控制人
- 該人直接或間接持有該公司25%以上的已發行股份；或如該公司沒有股本，該人直接或間接持有分攤該公司25%以上的資本或分享該公司25%以上的利潤的權利
- 該人直接或間接持有該公司25%以上的表決權
- 該人直接或間接持有委任或罷免該公司董事局的過半數董事的權利
- 該人有權利或實際上對該公司發揮或行使重大影響力或控制
- 該人有權利或實際上對某信託或商號的活動發揮或行使重大影響力或控制，而該信託或商號並不是法人，但該信託的受託人或商號的成員，就該公司而言符合首4個條件中的任何1個條件
公司秘書須備存重要人登記冊、識別重要控制人、向重要控制人發出通知、把重要控制人詳情記入登記冊、更新登記冊資料，以便讓執法人員隨時查閱
重要控制人的資料包括
- 姓名
- 通訊地址
- 身分證號碼或 (如該人沒有身分證 )所持有的護照的 號碼和簽發國家
- 該人成為該公司的須登記人士的日期
- 該人對該公司的控制的性質
舉辦董事會及股東大會
籌備董事會與股東大會
- 董事會是負責對內制定公司各部門職能與管理制度，包括人事、薪酬、獎金等、決定公司的經營方向和投資方案、訂年度財務預算與執行等。
- 股東大會是由公司全體股東組成，企業一切重大的人事任免和重大的經營決策一般都得股東大會認可和批準方才有效，當中亦包括對公司選任和解除董事。
股東大會的類型
- 法定大會
凡是公開招股的股份公司，從它開始營業之日算起，一般規定在最短不少于一個月，最長不超過三個月的時期內舉行一次公司全體股東大會，法定大會目的是讓所有股東了解和掌握公司的全部概況以及進行重要業務是否具有牢固的基礎。 - 年度大會
年度大會一般每年召開一次，通常是在每一會計年度終結的6個月內召開。年度大會內容包括：選舉董事，變更公司章程，宣布股息，討論增加或者減少公司資本，審查董事會提出的營業報告，等等。 - 臨時大會
臨時大會討論緊迫問題，例如發生了涉及公司及股東利益有關的重大事項，無法等到股東大會年會召開而臨時召集的股東會議。
撰寫會議紀錄
會議記錄它不僅是一份文字檔案，更是法律合規、決策追溯與團隊協作的關鍵依據，通過客觀還原會議討論的核心議題、決議內容及任務分工，會議記錄為後續執行提供明確依據，避免因記憶偏差或責任模糊導致執行滯後或推諉。同時，其法律效力在企業面臨糾紛或審計時尤為重要，例如股東爭議、合同履行爭議中，完整記錄可成為釐清權責的關鍵證據。對管理層而言，會議記錄能系統性梳理決策邏輯，輔助戰略復盤；對執行階層，則通過清晰的任務分配與時間節點，推動項目落地。此外，跨部門協作中，會議記錄可減少信息斷層，確保目標對齊。無論是初創團隊還是成熟企業，嚴謹的會議記錄都是提升透明度、降低溝通成本、強化組織韌性的基石。
申請及更新商業登記證
商業登記證在公在營運期間必須保持有效，如果過期但仍營運會面臨罰款，最高為HK$5,000及監禁一年。稅務局一般會發出附加費通知書，假如收到通知書仍未續期及欠交商業登記費，則會被傳召上庭，罰款更會加重。
申請公司註冊證書
公司註冊證明書（CR)上會有成功獲登記的公司名稱，選包括公司註冊編號，公司成立日期，是公司存在的證明文件，用以核實公司具有法人地位。
處理股權轉讓事宜
公司股權轉讓指股東將其持有的公司股權依法轉移給他人或機構，涉及權益變更、法律程序及公司章程或股東協議約束，需通過簽署轉讓文件並完成登記生效。
股權轉讓流程
- 確認所有董事和股東同意股份轉讓
- 安排股份轉讓表由轉讓人和受讓人簽署
- 董事會簽署決議批准股份轉讓
- 親身到印花稅署辦理加蓋印花手續，或將文件郵寄到本署加蓋印花
- 即日領取加蓋印花的轉讓文件
公司須在股份轉讓後製備的首份周年申報表 (表格NAR1) 作出申報。但如果公司轉讓牽涉董事辭任和委任，公司須在新董事委任15日內遞交ND2A到公司註冊處作出相關申報。
撤銷公司註冊
如在香港註冊成立的私人有限公司停止營業，亦不打算在將來重新營業，該公司可以向香港公司註冊處申請撤銷註冊（除名）。申請撤銷註冊之公司必須滿足某些特定條件，例如公司已經清償所有負債或具備償還所有負債的能力，如果該公司沒有拖欠香港政府任何稅款，申請撤銷註冊一間香港私人公司的時間需要約4至6個月。
私人秘書的一般職能
私人秘書直接隸屬於老闆或高層，主要為其安排行程、處理日常工作事務及一般行政職務，亦有公司的私人秘書協助一個部門所有同事的日常工作，常見於保險公司、貸款公司，即是可以說公司可以沒有私人秘書，但必須有公司秘書。
秘書公司服務
公司秘書的專業性對公司是必要的存在，但好多公司、中小企相對大企業來說結構比較簡單，例如獨資生意又沒有上市，沒有開股東大會、股權轉讓等情況，聘用一個公司秘書成本太高，公司秘書公司以一個相對便宜的價錢，提供基本的公司秘書服務，如呈交週年申報表、更新公司記錄冊、申請及更新商業登記證、申請公司註冊證書等，而公司秘書服務是 Biz Steward 的重心服務之一，我們由公司必須有的服務開始，擴展至其他服務範疇，歡迎隨時瀏覽我們的服務，或聯絡我們的客服人員查詢。
